Кейс · IT-аутсорсинг
Від хаосу до фінансової ясності
Як середній IT-аутсорсинговий бізнес скоротив закриття місяця з 25-го дня до 5-го - за допомогою ШІ, без нових наймань.
Клієнт
Kitrum
Послуга
Fractional CFO + AI-автоматизація фінансів
Галузь
IT-аутсорсинг
01 - Контекст клієнта
IT-компанія, що росте і тоне у власних даних
Kitrum - IT-аутсорсингова компанія, що надає послуги Staff Augmentation та Managed Delivery для клієнтів у Європі та Північній Америці. Протягом п'яти років бізнес демонстрував стабільне зростання, однак фінансова функція не встигала масштабуватися такими ж темпами.
Щомісячна фінансова звітність базувалася на фрагментованій системі електронних таблиць, яку підтримували п'ять штатних бухгалтерів. Визнання виручки за понад 40 активними контрактами з різними моделями білінгу, валютами та форматами співпраці виконувалося вручну. У результаті CEO отримував консолідовану фінансову звітність лише на 25-й день наступного місяця - коли ключові управлінські рішення вже доводилося приймати на основі припущень, а не актуальних даних.
02 - Виклики
Чотири проблеми, що посилюють одна одну
Закриття на 25-й день
Звіти надходили надто пізно, щоб на них реагувати. Наступний місяць вже розпочинався.
Неструктуровані фінансові дані
Всі звіти існували - але розрізнені, без зведеного погляду для прийняття рішень.
Ручні, схильні до помилок процеси
Виставлення рахунків і звірка вручну - постійна переробка і ризик для аудиту.
Забагато дашбордів, жодної ясності
Декілька інструментів, суперечливі цифри. Жодного єдиного джерела правди для рішень.
«Ми приблизно знали, скільки заробляємо. Але не розуміли чому - і що з'їдає нашу маржу.»
03 - Наш підхід
Структурована інтервенція у три фази
Whales Finance задіяла Fractional CFO разом із побудовою AI-автоматизації фінансів. Проєкт охопив 6-місячну трансформацію з чіткими майлстоунами. ШІ був ключовим для швидкості результатів: замінивши ручний збір даних і звірку інтелектуальними пайплайнами, весь процес закриття прискорився у 3× порівняно з тим, що та сама команда могла досягти вручну.
Тижні 1-3
Аудит фінансів і архітектура даних
Ми змапували кожне джерело даних - системи обліку часу, інструменти виставлення рахунків, банківські фіди, зарплату - і визначили першопричини повільного закриття. Головна проблема: 11 ручних передач між системами, кожна з яких вносила затримки й помилки.
Тижні 4-8
Автоматизована інфраструктура звітності
Ми побудували автоматизовані пайплайни для P&L, грошових потоків і маржі на рівні проєктів - замінивши всі 11 ручних передач. Дашборди реального часу були підключені безпосередньо до операційних даних. Робота з закриття зведена лише до перевірки виключень.
Місяці 3-6
Стратегічний рівень CFO
З чистими даними ми запровадили юніт-економіку в розрізі клієнтів і моделей виконання, 13-тижневий роллінговий прогноз грошових потоків і фреймворк рентабельності контрактів, що виявляв збиткові акаунти до їх пролонгації.
Місяць 1
Аудит і архітектура завершені
Місяць 2
Автоматизована інфраструктура
Місяць 3
Перше закриття на 5-й день
Місяць 6
Повний CFO-рівень запущено
04 - Результати
Цифри, що говорять самі за себе
Закриття місяця перенесено з 25-го дня на 5-й - найраніше закриття в історії компанії, завдяки AI-автоматизації
Покращення валової маржі після усунення збиткових клієнтських контрактів, виявлених новою юніт-економічною моделлю
ШІ пришвидшив весь процес у 2 рази - інтелектуальні пайплайни замінили ручну звірку по всіх 11 передачах даних
Додаткового персоналу найнято. Всі результати досягнуто через переробку процесів і AI-автоматизацію - без нових наймань у фінанси
Анна приєдналася в момент, коли наша фінансова функція потребувала повного перезапуску, а не поступових виправлень. Як Fractional CFO, вона відновила ключові процеси, переробила KPI-дашборди та покращила міжфункціональну злагодженість. Результат очевидний: операційна маржа зросла в 3 рази, а закриття місяця скоротилося з 20 до 5 днів.
Julia Stalnaya · COO, Kitrum
05 - Ключові висновки
Що змінило ситуацію
Швидкість закриття - стратегічний актив. На 25-й день фінансові дані були розтином. На 5-й - стали інструментом управління. CEO перейшов від реакції на минуле до керування теперішнім.
Більшість фінансового хаосу - це проблема інфраструктури, а не людей. Існуюча команда не була повільною - вони виконували ручну роботу, яка ніколи не мала бути ручною. Усунення ручних передач виявилося достатнім для трансформації функції.
Юніт-економіка - ключ до маржі в сервісному бізнесі. Зростання сукупної виручки приховувало збиткові контракти. P&L на рівні проєктів виявив те, що зведена звітність ніколи б не показала.
Хочете таких самих результатів?
Ми працюємо з компаніями будь-якого типу, щоб побудувати фінансову функцію під рівень їх амбіцій.